Comenzar un nuevo trabajo es una montaña rusa de emociones. Las expectativas en torno al nuevo rol, los colegas y demás aspectos se ven influidos por el proceso de incorporación de la empresa llamado onboarding. A nivel regulatorio, y en general, los procesos tanto de Onboarding como de offboarding son uno de los más críticos en las empresas, ya que son una expresión de la forma en la que allí se trabaja.
La experiencia de onboarding puede llevar a que la persona se predisponga de una u otra manera al momento de ingresar, según cómo haya resultado. Por lo tanto, en Pomelo buscamos que siempre sea 100% efectivo y positivo. ¡Conoce a continuación cómo lo llevamos adelante para lograrlo!
La automatización del proceso de onboarding como objetivo final
En Pomelo nos hemos propuesto elevar la experiencia del onboarding y llevarla al siguiente nivel, automatizando de manera integral el proceso. Esto se traduce en:
- una reducción de errores;
- un monitoreo constante de todas las acciones ejecutadas;
- y la optimización continua para garantizar que la integración de un nuevo empleado sea lo más sencilla y agradable posible.
Asimismo, nos aseguramos de detectar de manera oportuna cualquier posible falla en el proceso para poder iterarlo y mejorarlo. Te lo compartimos a continuación:
Todo comienza en nuestro sistema de HRIS (Human Resources Information System), HiBob. Allí nuestro equipo de People ingresa los datos del nuevo colaborador de Pomelo al confirmar su ingreso, a través de un formulario con información básica.
Las integraciones nativas, nuestras mejores aliadas
Muchas veces, cuando estamos tratando de automatizar algo tendemos a querer reinventar la rueda. De esta manera, terminamos haciendo difícil algo que en realidad se puede hacer de una forma muy sencilla: a través de integraciones. En este caso, ya incorporadas en HiBob, el usuario se crea automáticamente en Google y JumpCloud, nuestro Identity Provider, facilitando todos los accesos básicos que necesita cualquier miembro de Pomelo.
Además, se genera un ticket de alta en Jira para registrar formalmente el ingreso, alineados a la regulación ISO 27001 y PCI DSS. Al crearse este ticket, una automatización de Jira envía un mensaje a una AWS Lambda, la cual realiza distintas acciones interactuando con la API de JumpCloud: asignar al usuario los Google Groups y otros accesos necesarios a diferentes aplicaciones, según el equipo, área y cargo, entre otros, ya cargados en su perfil de HiBob.
Una vez completada esta etapa, los usuarios quedan establecidos en estado Stage, indicando que han sido creados pero aún no están activos. Aquí entra en juego otra automatización en Jira. Esta revisa diariamente todos los tickets de onboarding y valida la fecha de ingreso del nuevo miembro de Pomelo. Cuando se cumpla la condición de una fecha de ingreso menor a 3 días, se envía un Webhook a otra AWS Lambda.
Esta Lambda realiza un restablecimiento de la contraseña de la cuenta de JumpCloud, para que sea secreta y nadie más que el nuevo integrante de Pomelo la conozca. Luego, la envía junto con un correo de bienvenida. Esta contraseña, aleatoria y robusta, es generada al momento de la ejecución de la AWS Lambda cumpliendo con las buenas prácticas y requisitos de contraseñas, según las regulaciones que nos aplican.
Por ese motivo el monitoreo constante del proceso automatizado es una parte fundamental. Cada vez que esta automatización realiza alguna acción, se envía un mensaje por Slack para que el equipo de Access Security pueda actuar rápidamente ante cualquier falla. Además, de esta manera puede mejorar el proceso si se detectan oportunidades de mejora o casos no contemplados.
De forma paralela a este proceso, el equipo de Access Security se encarga de la logística para que el paquete de bienvenida compuesto por la computadora, monitor y periféricos, llegue al destino en el que se encuentra el nuevo Pomeler.
Una vez que la persona acceda a su computadora e ingrese al correo de bienvenida con las instrucciones para acceder, ¡ya está lista para empezar una nueva etapa en Pomelo!
Algunos comentarios finales
El proceso de onboarding de Pomelo es más que una tarea automatizada: es un reflejo del compromiso de la empresa con la excelencia y el bienestar de sus empleados. Con un buen diseño y con las tecnologías adecuadas, Pomelo logra no solo cumplir con las normativas existentes, sino también fomentar una cultura de trabajo donde priman el respeto y la eficiencia.
Este enfoque permite a cada nuevo miembro del equipo comenzar su viaje en Pomelo con confianza y entusiasmo, preparándose para una increíble experiencia laboral.